寫好會議紀要八字訣

          時間:2024-12-16 15:55:13 賽賽 會議紀要 我要投稿
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          寫好會議紀要八字訣

            在日常生活或是工作學習中,很多地方都會使用到會議紀要,紀要要求會議程序清楚,目的明確,中心突出,概括準確,層次分明,語言簡練。會議紀要到底怎么擬定才合適呢?下面是小編幫大家整理的寫好會議紀要八字訣,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

          寫好會議紀要八字訣

            寫好會議紀要八字訣

            撰寫會議紀要是辦公室的日常工作之一,也是辦公室工作人員的基本功。在工作中,寫好會議紀要有“八字訣”可循。

            一是求“快”

            時效性是會議紀要的最大特點。很多重要工作都要在會議結束后馬上落實,需要拿會議紀要“說話”,太晚就有可能失去其自身價值。因此,會議紀要的撰寫、報批、印發一定要迅速,一般會議三至五天內印發紀要,重要緊急會議當天印發或隔天印發。這就要求我們平時做好基礎工作,準備好各種會議的紀要模版,程序化填充文字內容。

            二是求“準”

            準確性是會議紀要的基本要求。首先,內容要準。會議議定的重要事項比如經費、時限、責任人等一定要準確翔實地記錄下來,不能有任何出入。例如,關于經費使用的決議,要詳細寫明金額、撥款單位、撥款時間、撥款方式,防止日后出現問題無從對證。

            其次,用語要準。參會人員在討論或講話中,對一些專業術語、專有名詞可能一帶而過,說的是不規范簡稱或俗稱,比如把××省(市)第×屆人民代表大會第×次會議、中國人民政治協商會議××省(市)第×屆委員會第×次會議,統稱為×屆省(市)人大(政協)第×次會議,類似情況應在撰寫紀要時注意核對訂正。

            最后,記錄要準。紀要撰寫人員要全程參會,做好錄音和記錄,核對好參會人員,對于一些大型會議,經常會有“替會”情況發生,要以簽到情況為準記錄參會人員。

            三是求“實”

            會議紀要不需要華麗的辭藻,只要求原原本本記錄會議召開情況和議定事項,文字要盡可能清晰簡練、準確平實,不能摻雜個人感情和看法。

            對于報領導討論決定的會議事項,一般只將最后議定的結果寫入紀要,不必記錄討論過程;對于傳達重要會議、文件或領導指示的會議事項,要抓住重點,避免空話套話,凡能從其他文件、資料中查到的內容一般不寫,只寫會議提出的要求和部署,使沒有參加會議的人看了紀要也能了解會議情況。

            四是求“全”

            要突出完整性,對會議進行全面的記錄,最忌丟項落項或多項。特別是有的會議可能會根據需要臨時加入一些議題或部署一些任務,要注意完整地寫入紀要。

            為便于撰寫和查閱,應當按照一事一標題或一段的格式撰寫,順序應按議題的重要程度和類別進行排列。會議討論未通過的議題一般不寫入紀要之中。

            五要會“借”

            會議信息量大,撰寫紀要需全面廣泛占有資料,把會議材料、領導講話、記錄稿件、錄音錄像以及會議涉及的相關文件資料搜集齊全,通讀理解,只有自己弄明白了才有可能把紀要寫明白。

            在使用資料上要敢借、會借,一般來說,對于順利通過的議題,會議材料的請示事項就可以借用為會議紀要的決定事項,領導講話的主要提綱可以借用為會議紀要的強調(要求)內容,有選擇性地把會議材料借用為紀要內容,實際上是一個對資料進行收集、篩選、提煉、組合的過程。

            六要會“改”

            所謂改,就是在“借”的基礎上對部分材料進行再加工,這個過程不可或缺。

            比如,領導在會上脫稿部署工作、提出要求時,可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復,在這種情況下,要對會議記錄進行修改加工,再寫入會議紀要,既體現領導真實意圖,又符合會議紀要準確務實的基本要求。由于修改工作要求較高,紀要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。

            七要會“報”

            會議紀要初稿寫成后,如何報領導批準也是一門學問。

            首先要廣泛征求意見,避免出現方向性錯誤,必須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領導征求意見,涉及重要大額資金使用的必須征求財務部門意見,視情況征求宣傳、人事、紀檢監察等部門意見。完成這些基礎工作,才能逐級上報主管領導、主要領導審批。

            八要會“用”

            會議紀要批準后,要特別注意發揮其作用。

            一要正確確定報送范圍,參會人員和單位都要報送,再視會議內容,報送有關部門閱知或在一定范圍內公開。

            二要與督辦工作做好銜接,由相關人員將紀要中有關任務梳理成待辦事項進行督辦。

            三要做好存檔工作,便于日后查閱,需要注意的是紀要在報送的過程中可能會由相關部門、領導進行多次修改,一定要存檔領導簽字確認的最終版本。

            此外,充分利用信息化手段,單位內部的會議,不涉密的可在單位內網發布。

            注意事項:

            1、會議開始前要熟悉會議參與人,如若是客戶,可以索要名片(此步驟也可會后要),之后可制成Excel表格,方便公司里其他人使用。

            2、會議過程中,要特別注意領導的思路形成過程,對于提出的要求決策一定要明確記錄。在匯報中可用詞匯:會議認為,會議強調,會議指出,會議號召,會議決定。

            3、會議紀要中的主要內容和關鍵字,要用紅字、黑體標識,方便審閱人審閱。

            4、會議中提到的需要跟進的事項(一般有時間限制),需要注明,并且設置時間提醒(紅字提醒),按專人分類,到時提醒。

            5、會議結束之后,要就任務事項進行總結,與專人核對確認。

            6、按照項目進行分類,制作Excel,注明該項目的第幾次會議,會議結束后工作的進度情況。

            7、會議開始之前需要回報前次會議跟進的事項和完成情況,下一階段的進度目標及落實措施。

            8、書寫過程思路要清晰,分條羅列事項。

            會議記錄應該突出的重點:

            (1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;

            (2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;

            (3)權威人士或代表人物的言論;

            (4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;

            (5)會議已議決的或議而未決的事項;

            (6)對會議產生較大影響的其他言論或活動。

            會議紀要的操作/流程建議:

            (針對對業務、語言不太熟悉的朋友記錄領導討論會)

            一、會前

            1. 熟悉會議內容。包括會議文件,以及相關的以前的一些文件。最好能夠大致了解不同領導的觀點。

            2. 重點想一想,可能出現爭議的地方。

            二、會上

            1. 關鍵是錄音下來。

            2. 重點在于理解領導的意思。

            3. 看個人情況,從最有利于自己理解、記住會議內容的角度出發,看是電腦打字、筆記、還是干脆不寫筆記。

            三、會后

            1. 初稿。如果對材料不熟悉,擔心有疏漏,就把領導說的話都記錄下來。

            2. 反復讀初稿。領會領導的意思。在腦袋里搭框架(整體的邏輯)。

            3. 按照框架調整文字的順序,但先不要刪減或精簡。

            4. 在框架下看要不要合并內容。可能會有些內容放不到任何一個大類里面,就先放在一邊。

            5. 回顧框架(整體大邏輯線)有沒有問題,是不是要調整。

            6. 看框架里每一部分的內容放的對不對。如果對的話,你這一段應該可以起一個標題,或者用一句話把中心思想表達出來。

            7. 在每個框架下看內部的邏輯,按照重要性排序。

            8. 最后再來調整看你的語言、格式對不對。

            會議紀要的寫作格式

            會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。

            標題 標題有兩種情況,一是會議名稱加紀要,如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要,如《省經貿委關于企業扭虧會議紀要》。

            正文 會議紀要正文一般由兩部分組成。

            會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人,與會人員,基本議程。

            會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要,一般包括會議內容、議定事項,有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要,往往還要寫出經驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。

            會議紀要寫成后,可由會議主辦單位直接印發,也可由上級領導機關批轉。有的會議紀要還可由會議主辦單位加按語印發。

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