正確的會議通知的寫法

          時間:2024-09-05 17:10:57 會議通知 我要投稿
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          正確的會議通知的寫法

            正確的會議通知如何寫?下面是小編給大家整理收集的正確的會議通知的寫法,供大家閱讀參考。

          正確的會議通知的寫法

            通常,會議是溝通的主要方式,而且是單位或組織進行工作的重要活動。

            會議的具體目的是:

            (1)信息的傳達;

            (2)信息的交換;

            (3)相互啟發;

            (4)作出決定;

            (5)收集創意。

            根據會議的目的,可以分為以下形式的會議:

            (1)說明會議;

            (2)研究會議;

            (3)解決問題會議;

            (4)學習會議;

            (5)創意收集會議

            舉行會議的決定:

            會議是為了單位或組織經營管理的需要而召開,所以必須根據這一目的來判斷有無召開的必要。計劃及召開會議,評估成果,是上級的工作;遵照上級指示,準備會議或參加會議,是下屬的工作。會議的準備工作的周全與否,對會議的成果有極大的影響。

            參加會議的人選:

            會議的目的和議題決定之后,需要決定參與會議的人選。如果是例行會議,人員和開會日期都已固定,不會過于操心。但是,為了特定的問題而召開的會議,如果人選有誤,會議的成果必然不會樂觀,所以需要謹慎行事。

            會議召開者需事先調查預定參加者在時間上是否方便,并收集會議必要的各種信息,從無法出席會議的有關人員處獲取必要的意見、答復或文件。

            會議日期、時間的決定:

            會議的日期和時間要考慮議題的緊急程度及預定出席者是否方便。如果是緊急召開的會議,時機就十分重要。有時重要人員沒有出席,會議就等于沒開一樣,結果當然不好。緊急會議應與特別忙碌及重要的人員聯系,請他們及早計劃參加。

            會議場所的選擇:

            根據會議性質及人數作決定,通常需要注意一下幾點:

            (1)避免噪音嚴重的場所;

            (2)空間大小要合適;

            (3)預定開會所需要的時間,確定其他人使用會議場所的時間,并作寬裕的時間準備;

            (4)其他。光照,桌椅,投影儀等

            如果有欠缺的物品,會議前必須準備或會議當天攜帶。

            會議議程表的制作:

            會議議程表的制作對會議的順利進行關系重大。由上級預定議事程序和執行方法,以及時間分配等,下屬配合議程,詳細檢查接待方式,會議中的接待、會議的記錄、會議后的收拾整理等在準備方面有無疏漏之處。

            會議通知的寫法和傳達方法:

            召開會議的要點決定后,就需要通知全體會議對象。內部會議一般應在五天到一周以前通知;外部的人員也參加的會議,至少要在一周或十天前發出邀請通知。如果是緊急會議,或者在召開之前時間有限,可暫時用口頭或電話通知,但即使如此,也要通過短息等發出正式書面通知,以防有人聽錯會議時間、地點,耽誤大事。

            在寫通知時,一定要有:

            (1)會議的名稱;

            (2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱;

            (3)日期、時間(開始到結束的預定時間);

            (4)地點(具體在幾樓幾號會議室);

            (5)議題(或議事內容)

            (6)主辦者的聯絡處、電話號碼等

            (7)開會所在地,建筑物的名稱、幾樓、電話號碼(必要時附地圖)

            (8)其他:注意事項、是否備有餐點、是否有停車場,或當天需要準備的資料,都要詳細說明。

            對外部參會人員,要隨函附上回執,并明示期限,讓對方能在期限以前回函通知是否參加。若逾期對方仍沒有來信息告知是否參加,必須立即用電話聯系。

            例:

            會議通知(擬定/確定)

            【會議名稱】社團干部見面會

            【會議時間】XX月XX日周四晚上9:30~11:00

            【會議地點】學生宿舍XX棟XX樓XXX(擬定確定)

            【會議對象】全體社團干部,社團成員可參與

            【會議內容】干部安排情況、社團基本情況、社團發展規劃、社團工作思路等

            【聯系人】XXX,XXXXXX(XXXX)

            【注意事項】請攜帶筆和筆記本

            Ps:對會議安排有異議或問題,請與聯系人溝通。

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