書信禮儀:公文的格式

          時間:2020-10-12 09:37:27 書信 我要投稿

          書信禮儀:公文的格式

            導讀:公文一般一般由秘密等級、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時間、附注、附件、主題詞、抄送單位、擬文部門、印發單位和印發時間等部分組成。函可省略主題詞、擬文部門、印發單位和印發時間等部分

          書信禮儀:公文的格式

            1.涉及國家、企業秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中“絕密”、“機密”級公文應當標明份數序號

            2.緊急公文應當標明“特急”、“急件”。特急件的確認,應以公司領導簽字為準。

            3.公司文件、函的發文單位標識,分別為套紅的“中國電信集團北方電信有限公司濰坊市分公司文件”、“中國電信集團北方電信有限公司濰坊市分公司函”。

            4.發文字號,包括單位代字、年份、序號。發文字號中的序號不編虛位。a.公司文件發文字號為“濰坊電信[xxxx]xxxx號,其中“濰坊電信”為發文代字,“[xxxx]”為年份,“xxxx”為序號。(以下類推)。b.濰坊電信函發文字號為“濰坊電信函[xxxx]xxxx號”,其中“濰坊電信函”為發文代字。

            5.上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯系人的部門、姓名和電話。

            6.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文文種。公文標題中除法規、規章名稱和被印發、轉發、批轉的文件可加書名號外,一般不用標點符號。轉發、批轉文件,公文標題應避免重復用語和相同文種。主送單位指公文的主要受理單位,應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。兩個以上的主送單位,可區別情況,按國家行政區劃、行政機關的`排序排列,或按先大后小、先外后內的原則排列。正文每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。

            結構層次序數,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“⑴”。公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,其余應當使用阿拉伯數字。 公文如有附件,應在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。附件通常與正件一起裝訂,位置自成文日期及附注之后另一頁開始,在主題詞前結束。如附件與正件分別裝訂,應在附件左上角標注“xx文件附件”字樣。印發、轉發、批轉文件時,被印發、轉發、批轉的文件即是正件,不能稱附件。通用公文均應當加蓋印章。印章上不壓正文、下壓成文日期。成文日期以負責人簽發的日期為準。

            公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加圓括號標注。主題詞應當根據公文的內容標注,標引順序為類別詞、類屬詞、公文文種,最多不超過5個。抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位,排列順序與主送單位的排列順序相同。如需抄送公司內部時,表述為:公司內部:各部門”。擬文部門名稱使用規范簡稱。印發日期為打印完成的日期。文字從左至右橫寫、橫排。

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