玉樹大地震中檔案管理的意義與安全管理策略論文
0 前 言。
2010 年 4 月 14 日 7 時 49 分是一個撼動人們心靈深處的恐懼、悲痛的時刻，7. 1 級的強烈地震似乎要吞噬青海省玉樹藏族自治州的一切。據(jù)青海省玉樹藏族自治州檔案館的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，災區(qū)的檔案共計 13 萬卷，在地震過程中，有 9 家檔案室傾覆，將近萬卷的檔案掩埋在廢墟之中，剩余的12 萬卷檔案在地震結束之后均處在危房中[1],對災后檔案重建工作造成不可估計的困難。而追溯到 2008 年的汶川 8. 0 級大地震，我們會發(fā)現(xiàn)除了重大的人員傷亡和財產損失之外，重災區(qū)的檔案受到了嚴重的損毀，造成不可估量的毀滅性影響。
地震帶給我們的傷痛是沉重而長久的。因此，在災難發(fā)生之前，我們需要做好各方面的預防性工作，防患于未然，最大限度地降低損失與傷害，同時，這也是全世界檔案管理部門共同面臨的重大難題。如何在災難發(fā)生前充分意識檔案管理的重要性，做好檔案的高效管理工作，防患于未然，減少檔案的損毀，保證檔案的安全，才能有效規(guī)避災難的重演。本文闡述了檔案管理的重要性及其安全管理，期望能夠為當今檔案管理工作提供一定的參考與指導。
1 檔案管理的重要性。
1. 1 彌補我國檔案管理的硬件建設缺口，提升檔案管理規(guī)范的需要。
由 2010 年 4 月 14 日 7 時 49 分的青海省玉樹藏族自治州 7. 1 級的強烈地震引發(fā)的檔案損毀，可以看出我國檔案管理的硬件建設的缺口比較大，表現(xiàn)為檔案館等建筑的抗震性能比較差，消防等級偏低，而且大部分檔案室的安防、供電、給排水、采暖等基礎設施普遍存在老化現(xiàn)象，檔案室內濕度較大。據(jù)相關數(shù)據(jù)統(tǒng)計，其濕度一般在70% 左右，就已經超過國家標準 60% 的上限，不利于檔案的長久保存。除此之外，檔案的包裝盒也不合格。這些問題，均會造成檔案的難以搶救與修復。因此，強化檔案硬件建設，查漏補缺，為檔案管理提供更加牢靠的基礎保障[2].
同時輔助規(guī)范化的檔案管理模式，即利用信息技術，實現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化、標準化，具體做法是將檔案信息的收集、整理、著錄、鑒定以及保管的任何一個環(huán)節(jié)都嚴格依照統(tǒng)一的計算機程序進行科學的管理。要注意以下幾點： ①對檔案信息進行普查篩檢、剔重。傳統(tǒng)老套的`檔案管理模式往往沒有做全面的清查，而且檔案劃分保管的期限都存在一定的偏差，許多檔案存在失去參考價值或者多份現(xiàn)象。②利用信息技術，對檔案進行重新組合分類，使其規(guī)范化。將傳統(tǒng)老套的管理辦法中過于厚重、內容混雜的案卷，根據(jù)實際需要重新整理成冊，案卷要盡最大可能的將原本就存在一定聯(lián)系的文件有機地組合在一起。③檔案要設置統(tǒng)一的分類號，保證案卷能夠被成功檢索。利用信息技術對檔案進行檢索的優(yōu)勢在于滿足大眾對檔案信息檢索的需求。另外，為了確保檢索的完整性，要因事制宜的設定一些明細規(guī)則，約束其規(guī)范性操作。④檔案提名要規(guī)范，保證檢出的準確性。
1. 2 保障檔案管理安全性的需要---強化工作人員的安全意識，完善管理體系。
目前，我國檔案管理工作人員的安全意識較為薄弱，其管理體系也十分落后，不能保障檔案安全，雖然部分地方按照國家檔案局的相關規(guī)定，建立了檔案安全制度（ 符合當?shù)貙嶋H發(fā)展水平） ,但往往流于形式。在具體的執(zhí)行過程中，由于相關工作人員的安全意識薄弱，且業(yè)務綜合素質不高，工作效率低等問題，檔案管理的安全性常常不能落到實處。除此之外，大部分的檔案管理部門缺乏規(guī)范、科學的管理體系，往往表現(xiàn)在過于表面化，也就是俗話說的走過場，沒有規(guī)范性的獎懲制度，即使犯了小錯誤，往往也能規(guī)避，助長了工作人員的惰性，不利于安全意識的提升。長此以往，便會造成嚴重的檔案損失，而且一旦發(fā)生災難性事件，便會造成不可估量的檔案損毀，甚至無法修復，對人們的切身利益造成嚴重的損害。因此，對檔案管理工作人員進行專業(yè)業(yè)務培訓，提高他們的專業(yè)性是必要的。通過多種方式培育工作人員的安全意識，在管理制度上，要實行安全管理，主要表現(xiàn)為檔案的統(tǒng)計管理，要按輕重緩急進行有序操作。在推進檔案的利用程度、價值大小以及利用率等方面，需要做到公正公開，對所有的檔案進行輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進的可操作性。首先，對于那些緊急需求的檔案，要進行先行處理，為需求者提供用檔保證，從而提高檔案的管理效率，同時擴大檔案的備份，做到安全性管理，避免發(fā)生災難時數(shù)據(jù)的丟失。其次，利用信息技術可以將檔案的著錄工作開展的更加順利，在節(jié)省時間的同時，降低相關工作人員的工作強度和工作難度。在著錄的過程中，將檔案的內容按照事實的單一、復雜程度等，進行重新錄入。若一些檔案的內容存在重復或者類似的情況，要對其進行合并整理，形成系統(tǒng)性、科學性的新的著錄案卷，節(jié)省內容所占的空間，提高管理效率。第三，對于那些重要文件或者內容所反映的事件比較重大的檔案，要做特殊的標識，然后，利用信息技術，給出相應的分類號。這樣，既可以使原有的零散、老套的檔案更加規(guī)范化，又可以全面提升檔案的管理水平，多方面的協(xié)調管理，能夠增強檔案的安全性，也方便災后檔案數(shù)據(jù)的找回。
2 檔案的安全性管理。
做好檔案的安全性管理，首先要規(guī)范專業(yè)性操作，具體做法為： ①檔案的有效裝訂。工作人員可以參考《文件歸檔整理規(guī)范》中的裝訂模式，且要根據(jù)實際情況進行裝訂變通，但要切記文字材料必須裝訂，不可差錯漏掉。另外，對于必須參考的圖片，一定是記錄清晰正確、耐久性強的圖片。
裝訂檔案要采用左側裝訂法，牢固、整齊、簡潔的保管和整理好信息資料。②檔案在裝訂過程中，要注意上孔要和“檔案館號”齊平； 中孔取上下兩孔的中心，水平方向上要與左邊緣在平行線上； 下孔要與“保管期限”持平，這樣整理好的檔案，不僅能夠便于資料的保管，更加美化了檔案的視覺效果。③檔案的秩序排列要以時間及重要程度為中心，不要人為破壞資料文件自身的有機結構，保證資料的完整性，方便資料的快速查找以及資料的有效利用。檔案管理工作人員要根據(jù)實際情況，將各種文件資料進行機構、保管期限、時間整理，這樣才能使檔案資料的編排合理，提高利用效率。做好檔案管理的基本工作，提高專業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)檔案管理質的跨越。
其次，檔案的安全性管理需要相關法律法規(guī)的約束，需要做好以下幾個方面的工作： ①相關政府部門及相關單位要加強對檔案管理的法律法規(guī)宣傳力度，并建立相應的獎罰機制，約束執(zhí)行過程中的行為，使其規(guī)范化、制度化。相關規(guī)章制度的建立和完善，能夠促使相關工作人員全面學習法律法規(guī)知識，提高檔案正確的安全管理意識，增強責任意識，確保檔案各項數(shù)據(jù)、資料的完整性和真實性。②重大建設項目檔案管理，如基礎建設類，施工單位在施工的各個階段的招投標文件、設計方案、實際操作情況及相應的圖紙、資料、文件、監(jiān)理的真實記錄等要進行及時的收集整理，并且由專業(yè)管理人員統(tǒng)一規(guī)范歸檔，保證建設檔案的真實性、完整性、連續(xù)性和安全性[3].③檔案庫房是檔案館建筑中最重要、最特殊的一部分，是為保護檔案提供基本物資條件的重要場所。檔案庫房設計、建筑的合理性和設備的經濟實用性，直接關系到檔案的安全。還要配備一定的配套設施，最基本的設備主要包括空氣調節(jié)裝置、檔案裝具、檔案保護技術設備、專用信息化設備、檔案利用設備、檔案維護監(jiān)控設備、檔案搶救與恢復設備等。
第三，嚴格規(guī)范每一細節(jié)，在強烈的社會責任感的鞭策下，不斷地改進檔案管理模式，保證其質量，并且加強基礎建設，全面改善檔案管理現(xiàn)狀，預防災害造成嚴重的檔案損毀，吸取在玉樹地震中檔案損毀的經驗教訓。
3 結 語。
環(huán)境的惡化，氣候的更迭，致使自然災害的發(fā)生率頻增，在災害中，大量的檔案損毀，造成不可估量的社會效益損失，尤其是“4·14”玉樹 7. 1級強烈地震引發(fā)的檔案損毀更是讓人扼腕，為防患于未然，不僅要加固檔案基礎建設、優(yōu)化管理模式，不斷加強工作人員的專業(yè)素質，還要不斷強化相關法律法規(guī)的約束。在此基礎上，形成良好的、規(guī)范的、科學的檔案管理體系，利用當代先進的信息、管理技術，建立異地備份制度，利用強大的數(shù)據(jù)功能，即使自然災害對紙質檔案造成了嚴重的損毀，電子版的檔案也能發(fā)揮其重要作用，不至于造成毀滅性的災害。因此，檔案管理重要性及其安全管理最為關鍵的在于防患于未然，真正意義上執(zhí)行好檔案管理的每一個細節(jié)。
參考文獻：
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[2] 趙平。 強烈地震給城建檔案工作的啟迪[J]. 城建檔案，2010,（ 10） :45 -47.
[3] 陳佳麗。 談水利工程建設項目監(jiān)理檔案管理[J]. 黑龍江科技信息，2013（ 27） :187 -189.
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