1 寫(xiě)作要求
通知是我們經(jīng)常可以看到的,在學(xué)校、單位、還有公共場(chǎng)所都可以看到。通知的類(lèi)型也很多，上級(jí)對(duì)下級(jí)的某項(xiàng)工作的要求和安排叫指示性通知。
這種通知要注意把要求和措施部分交待清楚，可以分條也可用小標(biāo)題的形式，這樣才能便于下級(jí)執(zhí)行。會(huì)議性的通知大家都見(jiàn)過(guò)，一般就是目的、會(huì)議的名稱(chēng)、內(nèi)容、參加人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，要注意的是要把這些寫(xiě)正確，通知錯(cuò)時(shí)間地點(diǎn)就是你的失職了。通知還有批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，這類(lèi)的通知就是有話(huà)則長(zhǎng)，無(wú)話(huà)則短，也就是要簡(jiǎn)明扼要，直接陳述事宜即可。
有很多通知濫用介詞，從而造成文題不通。比如"有關(guān)"還有"關(guān)于"，通知的事由一般都用關(guān)于，而有關(guān)就縮小了文題的內(nèi)容含義，自然也就顯得我們的水平太低了，還有要明確上下級(jí)的關(guān)系等等，寫(xiě)篇好的公文也并不是那么容易的。
由于通知的功能多，種類(lèi)多，寫(xiě)法彼此有較大的區(qū)別，我們?cè)诜诸?lèi)時(shí)已經(jīng)有意識(shí)地對(duì)各種不同通知的寫(xiě)法作了一些介紹，這里只能概括介紹一些通知寫(xiě)作的基本方法。
(一)通知標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)
1.通知的標(biāo)題
通知的標(biāo)題一般采用公文標(biāo)題的常規(guī)寫(xiě)法，由發(fā)文機(jī)關(guān)+主要內(nèi)容+文種組成。如《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴(yán)禁用公費(fèi)變相出國(guó)(境)旅游的通知》。
也可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由主要內(nèi)容+文種組成標(biāo)題。如《關(guān)于印發(fā)〈規(guī)范國(guó)有土地租賃若干意見(jiàn)〉的通知》(國(guó)土資發(fā)〔1999〕222號(hào))。
發(fā)布規(guī)章的通知，所發(fā)布的規(guī)章名稱(chēng)要出現(xiàn)在標(biāo)題的主要內(nèi)容部分，并使用書(shū)名號(hào)。
批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的公文，所轉(zhuǎn)發(fā)的文件內(nèi)容要出現(xiàn)在標(biāo)題中，但不一定使用書(shū)名號(hào)。如《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門(mén)關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會(huì)化改革意見(jiàn)的通知》。
2.通知的主送機(jī)關(guān)
通知的發(fā)文對(duì)象比較廣泛，因此，主送機(jī)關(guān)較多，要注意主送機(jī)關(guān)排列的規(guī)范性。如人事部《關(guān)于解除國(guó)家公務(wù)員行政處分有關(guān)問(wèn)題的通知》的主送機(jī)關(guān)：
各省、自治區(qū)、直轄市人事(人事勞動(dòng))廳(局)、監(jiān)察廳(局);國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事(干部)部門(mén)、監(jiān)察局(室)：
由于級(jí)別、各稱(chēng)不同，主送機(jī)關(guān)的稱(chēng)法和排列非常復(fù)雜，這個(gè)序列顯然是經(jīng)過(guò)深思熟慮后確定下來(lái)的。
(二)通知的正文
1.通知緣由
發(fā)布指示、安排工作的通知，這部分的寫(xiě)法跟決定、指示很接近，主要用來(lái)表述有關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。
曉諭性的通知，也可參照上述寫(xiě)法。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于更改新華通訊社香港分社、澳門(mén)分社名稱(chēng)問(wèn)題的通知》，采用了根據(jù)與目的相結(jié)合的開(kāi)頭方式;《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于成立國(guó)家信息工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》，采用的是以"為了"領(lǐng)起的"目的式"開(kāi)頭方式。
批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，根據(jù)情況，可以在開(kāi)頭表述通知緣由，但多數(shù)以直接表達(dá)轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和轉(zhuǎn)發(fā)決定為開(kāi)頭，無(wú)需說(shuō)明緣由。
發(fā)布規(guī)章的通知，多數(shù)情況下篇段合一，無(wú)明顯的開(kāi)頭部分，一般也不交代緣由。
2.通知事項(xiàng)
這是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達(dá)。內(nèi)容復(fù)雜的需要分條列款。
曉諭性通知，有時(shí)需要列出新成立的組織的成員名單，以及改變名稱(chēng)或隸屬關(guān)系之后職權(quán)的變動(dòng)等。
3.執(zhí)行要求
發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如無(wú)必要，可以沒(méi)有這一部分。
其它篇幅短小的通知，一般不需有專(zhuān)門(mén)的結(jié)尾部分。
