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應(yīng)用文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)：公文的格式
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1、行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用紙規(guī)范和印制規(guī)范的總和。
2、行政公文的格式的內(nèi)容：2001年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章第十條對(duì)行政公文的格式做出了規(guī)范性的規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。”現(xiàn)行的行政公文[除命令(令)、公告、通告、會(huì)議紀(jì)要等以外)的格式一般由文面格式、用紙格式和印裝格式三部分組成。
行政公文的書(shū)面格式劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(又稱(chēng)“間隔橫線”)以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首;置于紅色反線(不含紅色反線)以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體;置于主題詞(包含主題詞)以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)版記。
(1)眉首：眉首又稱(chēng)文件頭，位于公文首頁(yè)上部，用套紅印刷，占首頁(yè)的三分之一或五分之二;一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線等部分組成。
秘密等級(jí)和保密期限。為了有效保證公文在傳遞、處理過(guò)程中的國(guó)家秘密的安全，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。秘密公文分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
緊急程度。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，則緊急程度在下，秘密等級(jí)在上。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)又稱(chēng)版頭，用紅色標(biāo)識(shí)居文件頭部分正中，一般有兩種形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和“文件’’二部分組成，如“北京市人民政府文件”;另一種是只標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(適用于信函式格式)，如“x x省人民政府”。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)要用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如果是幾個(gè)單位聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。
發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)三部分組成。聯(lián)合行文一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表發(fā)文機(jī)關(guān)核準(zhǔn)、制發(fā)該公文的負(fù)責(zé)人，是公文生效的具體責(zé)任者。上行文(包括上報(bào)的“請(qǐng)示”“意見(jiàn)”“報(bào)告”)應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。
紅色反線(又稱(chēng)“間隔橫線”)。紅色反線是一條較粗的通欄紅線，位于“發(fā)文字號(hào)”與文件主體部分的“標(biāo)題”之間，把文件頭部分和正文部分分開(kāi)。一般政府機(jī)關(guān)公文用一條通欄紅線，黨的機(jī)關(guān)文件在通欄紅線正中加一顆紅五星做標(biāo)志。
(2)主體：是文件的主要部分，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件八個(gè)部分。
標(biāo)題。公文標(biāo)題的三要素：完整的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于表彰獎(jiǎng)勵(lì)中國(guó)女子足球隊(duì)的通報(bào)》(國(guó)辦發(fā)[1999]61號(hào))，發(fā)文機(jī)關(guān)是“國(guó)務(wù)院辦公廳”，事由是“表彰獎(jiǎng)勵(lì)中國(guó)女子足球隊(duì)”，文種是“通報(bào)”。
公文標(biāo)題的核心要素：“文種”是公文標(biāo)題的核心要素，同時(shí)也是不能省略的要素。
公文標(biāo)題除了采用三要素齊備的完整式標(biāo)題形式外，還可以采用省略式標(biāo)題形式。省略式標(biāo)題包括以下三種情況：一是省略發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題，如《關(guān)于嚴(yán)厲打擊傳銷(xiāo)和變相傳銷(xiāo)等非法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的意見(jiàn)》，通常有文件版頭的公文(主要指上行文)，標(biāo)題不必再重復(fù)發(fā)文機(jī)關(guān);二是省略事由只由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成的標(biāo)題，如《中華人民共和國(guó)主席令》、《中國(guó)人民銀行通告》等;三是省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只有“文種”一個(gè)要素的標(biāo)題，如《通告》、《公告》，這類(lèi)標(biāo)題一般適用于內(nèi)容較單一的公布性、知照性公文。
注意：公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。對(duì)于轉(zhuǎn)發(fā)文，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書(shū)名號(hào)外，均不對(duì)原標(biāo)題加書(shū)名號(hào)。
轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，如果標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，可以自擬事由摘要轉(zhuǎn)發(fā);如果是層層轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可以只轉(zhuǎn)發(fā)首發(fā)機(jī)關(guān)的名稱(chēng)。
例題：
1、國(guó)家稅務(wù)總局轉(zhuǎn)發(fā)了國(guó)務(wù)院題為“關(guān)于做好稅制改革工作的通知”這一文件，自治區(qū)地稅局再轉(zhuǎn)發(fā)給各盟市地稅局，盟市地稅局再進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，寫(xiě)成了《通遼市地方稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)蒙古自治區(qū)地方稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于做好稅制改革工作的通知的通知的通知》，如何修改。
2、標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。如：國(guó)務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定
主送機(jī)關(guān)：是指負(fù)責(zé)辦理和答復(fù)該份公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。
下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的請(qǐng)示或報(bào)告，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)請(qǐng)示時(shí)，也要確定一個(gè)主送機(jī)關(guān)，其他用抄送形式，不能多頭主送，避免出現(xiàn)責(zé)任不明，誤時(shí)誤事的現(xiàn)象;上級(jí)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)按法定或約定俗成的慣例排序，如通遼市人民政府下發(fā)的普發(fā)性文件，主送機(jī)關(guān)可以是“各旗、縣、市、區(qū)人民政府，市政府各委、辦、局”;凡是直接向社會(huì)或群眾公布的公文及法規(guī)章程等，一般不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。如通告、公告等。
正文：是行政公文的核心部分，是用來(lái)表達(dá)具體的思想內(nèi)容的。正文應(yīng)根據(jù)文種和寫(xiě)作意圖選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式和結(jié)構(gòu)，在公文格式規(guī)范、行文關(guān)系正確的前提下，一篇公文的水平與效果關(guān)鍵取決于正文的擬定。
正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào);引用外文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明其中文含義。正文寫(xiě)作的要求：
第一，符合國(guó)家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。
第二，要有針對(duì)性，即以事實(shí)為根據(jù)，分析問(wèn)題，做到有的放矢。
第三，一般應(yīng)一文一事，事由要集中、明確、重點(diǎn)突出。
第四，行文邏輯縝密，層次清晰，條理清楚。
第五，具體措施或意見(jiàn)要符合實(shí)際，明確具體，可操作性強(qiáng)。
第六，語(yǔ)言要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。
公文中的數(shù)字：公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字
正文層次標(biāo)識(shí)方法：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1.”“2.”“3.”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”......
附件說(shuō)明：公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件說(shuō)明。
附件說(shuō)明寫(xiě)在正文下空一行，左空二字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)冒號(hào)，然后說(shuō)明附件順序和名稱(chēng)。附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
成文日期：是指公文完成并定稿的時(shí)間，是公文生效的標(biāo)志。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。決定、會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議討論通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
成文日期標(biāo)注在正文右下方，右空四字，用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“O”，如“二OO二年十月一日”。
印章：是公文合法生效的標(biāo)志之一。公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期，加蓋印章應(yīng)上距正文一行之內(nèi)，下壓日期，端正，印章用紅色;聯(lián)合行文并需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空七個(gè)字格，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，不相交或相切;聯(lián)合行文并需加蓋三個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))按加蓋印章順序排列則在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上。
當(dāng)公文排版所�？瞻撞荒芸障掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文在同一版面，不得采用標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方式解決。
附注：指需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)，包括說(shuō)明傳達(dá)范圍(如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出現(xiàn)的名詞術(shù)語(yǔ)的解釋等，或在使用請(qǐng)示文種時(shí)注明聯(lián)系人的姓名和電話。
附注標(biāo)識(shí)在成文日期下一行，居左空二字，應(yīng)當(dāng)加圓括號(hào)標(biāo)注。
附件：是附在正文之后用于補(bǔ)充、說(shuō)明正文的文字材料或圖表材料，是公文的重要組成部分。有的公文因內(nèi)容需要，又不便于寫(xiě)入正文的材料才用附件的形式表達(dá)，并不是每份公文都有附件。
常見(jiàn)的附件有兩種：一是隨文所頒布、批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā))、報(bào)送的文字材料，實(shí)際是公文的主要內(nèi)容，而主件只起批準(zhǔn)頒布、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)、報(bào)送或按語(yǔ)作用，這類(lèi)附件與公文正件具有同等效力。二是補(bǔ)充、說(shuō)明、解釋正文內(nèi)容的材料，如代表名單、數(shù)字報(bào)表、圖文資料等，其作用是為正確理解和執(zhí)行公文正件提供參考。
附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào);如不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。
(3)版記：版記也稱(chēng)文尾，位于公文末頁(yè)最下部，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期三個(gè)要素。版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
主題詞。主題詞是確切表達(dá)公文主題和歸屬類(lèi)別的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，是文件信息輸入計(jì)算機(jī)的一種信息符號(hào)。因?yàn)榘凑諈^(qū)局文件精神，從今年開(kāi)始系統(tǒng)內(nèi)部行文不再標(biāo)注主題詞，因?yàn)槿珔^(qū)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都已開(kāi)通，標(biāo)注主題詞已沒(méi)有必要。但向系統(tǒng)外行文仍然要標(biāo)注。注意：一份文件的標(biāo)引，一般不超過(guò)6個(gè)主題詞。
抄送機(jī)關(guān)：指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的機(jī)關(guān)。抄送上級(jí)機(jī)關(guān)的用“抄報(bào)”;抄送平級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)的用“抄送”。
抄送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)，位置在主題詞下一行，左空一字標(biāo)識(shí)“抄送”，后加冒號(hào);抄送機(jī)關(guān)間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。
印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)多數(shù)不以行文機(jī)關(guān)名稱(chēng)出現(xiàn)，而只用該機(jī)關(guān)辦公室(廳)名稱(chēng)。印發(fā)機(jī)關(guān)位于抄送機(jī)關(guān)之下，占一行位置。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
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